Blog
Dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai chuẩn không cần chỉnh
Th9
Nếu bạn là dân công sở, ắt hẳn bạn sẽ không lạ gì với việc đóng dấu giáp lai. Đây là hình thức đóng dấu nhằm xác nhận sự nhất quán và liên tục của tập hồ sơ, văn bản. Dù gặp hằng ngày nhưng không phải ai cũng biết dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai thế nào là chuẩn nhất? Cùng chúng tôi tìm hiểu các nội dung trên trong bài viết sau.
Dấu giáp lai là gì?
Đóng dấu giáp lai là một trong các hình thức đóng dấu phổ biến trong tổ chức, doanh nghiệp. Hiểu đơn giản thì đây là cách đóng dấu lên lề trái hoặc lề phải của văn bản. Đảm bảo hình tròn của con dấu sẽ được đóng lên bề mặt giáp lai của những tờ giấy xếp chồng lên nhau. Dấu giáp lai được áp dụng trong trường hợp hồ sơ, văn bản có nhiều hơn 02 trang.
Mục đích của đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai được đóng nhằm mục đích sau đây:
-
Dấu giáp lai sẽ giúp tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan Nhà nước.
-
Đóng dấu giáp lai cũng sẽ giúp đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc ai đó cố tình làm sai lệch kết quả đã được đăng ký trước đó của các công ty, doanh nghiệp.
Như vậy, mục đích chủ yếu việc đóng dấu giáp lai là nhằm mang lại cho các văn bản sự khách quan, chính xác để tránh bị thay đổi.
Cách đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật
Hiện nay, đóng dấu giáp lai hợp đồng hoặc văn bản được ghi cụ thể tại Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV. Bao gồm các nội dung chính sau:
-
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
-
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”
-
Quy định này được áp dụng ở các cơ quan hành chính cũng như các công ty, doanh nghiệp hiện tại nên cần nắm rõ cách đóng dấu giáp lai để khi cần thì biết cách thực hiện.
Dấu được đóng tối đa 05 trang văn bản
Những loại văn bản nào cần đóng dấu giáp lai
Văn bản cần đóng dấu giáp lai được quy định theo điều 20, khoản 3, điểm b Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:
-
Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
-
Ngoài ra văn bản cần được đóng dấu giáp lai cũng được quy định cụ thể tại điều 49 của Luật Công Chứng 2014. Theo đó nếu văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Bạn đã biết dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai như thế nào hay chưa? Hãy tìm hiểu và áp dụng chính xác, nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các hoạt động của công ty nhé.
