Nhân viên hành chính văn phòng là gì? Làm công việc gì là chính?

Nhân viên hành chính văn phòng có lẽ là một trong những nghề nghiệp không còn xa lạ với bất kỳ ai. Tuy nhiên, liệu bạn đã hiểu hết về nhân viên hành chính văn phòng là gì, công việc chính của những người này là làm gì chưa? Nếu bạn đang co ý định trở thành nhân viên hành chính văn phòng thì sau đây sẽ là một vài thông tin mà nhất định bạn nên tham khảo.

Nhân viên hành chính văn phòng là gì? 

Trước khi tìm hiểu cụ thể về những việc làm của 1 nhân viên hành chính văn phòng, ban nên tìm hiểu nhân viên hành chính văn phòng là gì, gồm những chức danh gì. Ở tất cả các doanh nghiệp, công ty đều có một bộ phận là bộ phận hành chính. Và những nhân viên làm việc trong bộ phận này được gọi chung là nhân viên hành chính văn phòng. Nhân viên hành chính văn phòng là những người thực hiện các công việc như lễ tân, văn thư, quản lý thiết bị, lên lịch tổ chức sự kiện, hội họp, quản lý nhân viên,…

Nhân viên hành chính văn phòng làm những việc gì?

Là một ngành nghề đặc biệt, nhân viên hành chính văn phòng sẽ phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau. Tron đó một số công việc chính là:

Quản lý hồ sơ

Đây là công việc đầu tiên mà hầu như nhân viên hành chính văn phòng nào cũng cần phải thực hiện. Trong đó, họ sẽ là người tiếp nhận các loại giấy tờ được chuyển đến đơn vị, công ty và xử lý chúng trong thẩm quyền. Với những hồ sơ không có thẩm quyền xử lý, các nhân viên này sẽ chuyển đến người có thẩm quyền. Bên cạnh đó, họ còn phải làm công việc lưu giữ các tài liệu, giấy tờ, in ấn hồ sơ, giấy tờ và theo dõi việc thực hiện nội quy công ty.

Lập bảng lương, theo dõi nhân viên làm việc

Công việc cần thực hiện thứ hai của những nhân viên hành chính văn phòng chính là lập bảng lương cũng như theo dõi, chấm công các nhân viên làm việc.  Công việc này yêu cầu người làm hành chính văn phòng phải tổng hợp thông tin tốt, sử dụng máy tính và một số phần mềm hiệu quả. Đồng thời, ở một số công ty những người này sẽ hỗ trợ kế toán chi trả lương nhân viên sau khi làm xong bảng lương.

Thực hiện công tác lễ tân

Thực hiện công việc lễ tân cũng là nhiệm vụ của các nhân viên hành chính văn phòng. Những người này sẽ liên hệ điện thoại với đối tác cũng như khách hàng, đón tiếp đối tác đầu tư, chuẩn bị tài liệu hội họp, trang thiết bị để đón tiếp đoàn khách thăm công ty, đơn vị làm việc như nước uống, văn phòng đón tiếp,…

Quản lý tài sản công ty

Công việc tiếp theo mà một nhân viên hành chính văn phòng có thể phải thực hiện tiếp theo là quản lý tài sản công ty như các trang thiết bị, máy móc, đồ dùng công ty,… Bên cạnh đó, những nhân viên này còn có thể phải lên danh sách cho việc chi tiêu, mua sắm đồ dùng văn phòng như giấy, bút, mực, máy in, máy photo,… khi thấy những món đồ dùng này đã hết hoặc cần thay mới vì không còn giá trị sử dụng.

Quản lý hồ sơ nhân viên

Không chỉ là quản lý tài sản, các nhân viên hành chính văn phòng còn phải làm nhiệm vụ tiếp theo là quản lý hồ sơ nhân viên. Việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng theo chủ trương của cấp trên, báo cáo danh sách, tình hình hoạt động của bộ phận nhân sự cũng như cập nhật đầy đủ các thông tin liên quan đến nhân viên là công việc không thể không kể đến của nhân viên hành chính văn phòng.

Với những thông tin được chia sẻ trên đây, chắc chắn bạn đã biết nhân viên hành chính văn phòng là gì, những người này cần thực hiện những công việc gì rồi đúng không nào? Hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích cho những ai đang có ý định trở thành nhân viên hành chính văn phòng.