3 cách sắp xếp hồ sơ văn phòng đơn giản hiệu quả mà bạn nên biết

Trong công việc hàng ngày, đôi khi chúng ta cảm thấy mệt mỏi khi nhìn thấy những tập hồ sơ ở khắp mọi nơi trong góc làm việc. Điều này có khi ảnh hưởng đến chất lượng hiệu quả công việc. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng không phải là một công việc đơn giản. Nó đòi hỏi chúng ta phải biết cách cũng như cần sự cẩn thận.

Dưới đây là một vài phương pháp sắp xếp hồ sơ văn phòng chúng tôi muốn giới thiệu đến các bạn.

Cách chọn loại tủ đựng hồ sơ

Với lượng hồ sơ lớn thì bạn không thể cất chúng trong cặp hay những chiếc túi nhỏ. Bởi điều này sẽ làm chúng lộn xộn, rất khó tìm khi chúng ta cần đến. Và khi đó, việc lựa chọn chiếc tủ đựng tài liệu hồ sơ là rất quan trọng. Đối với tủ đựng, có hai tiêu chí bạn nên áp dụng khi chọn mua.

Đầu tiên, bạn nên sử dụng chiếc tủ đựng có nhiều ngăn. Tủ đựng có các ngăn phía trên cũng như nhiều hộc tủ sẽ tiện lợi hơn rất nhiều cho người sử dụng. Bạn cũng nên lựa chọn tủ với các ngăn có kích thước khác nhau để phù hợp với nhiều loại hồ sơ, tài liệu. Tiếp theo, một tiêu chí khi chọn tủ đựng đó là loại tủ treo tường. Hồ sơ của chúng ta có trọng lượng tương đối nên khi sử dụng tủ treo tường không gian phòng làm việc của bạn sẽ thoáng đãng, rộng rãi hơn. Bên cạnh đó, một cách sắp xếp hồ sơ văn phòng hiệu quả đó chính là sử dụng những mẩu giấy ghi chú. Từng ngăn tủ với từng loại hồ sơ khác nhau, bạn có thể ghi chú bằng những mẩu giấy rồi dán trên mép tủ.

Mẹo sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học

Khi bạn xếp hồ sơ theo hệ thống thì việc kiểm tra, tìm kiếm sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể sắp xếp hồ sơ văn phòng theo thời gian. Cách làm này dựa trên thời gian công việc ghi trong hồ sơ để sắp xếp thứ tự trước sau. Bạn có thể phân nhỏ ra theo từng tháng hay từng quý, từng năm.
Để không quên, bỏ xót hay khi cần dùng đến tìm dễ dàng hơn, bạn nên ghi chú cẩn thận thời điểm.
Một cách sắp xếp hồ sơ văn phòng được khá nhiều người lựa chọn đó là sắp xếp bìa đựng hồ sơ theo bảng chữ cái. Ví dụ với những loại hồ sơ thiệp mời, thư từ hay thống kê…bạn có thể xếp vào ngăn hồ sơ chữ T.
Với cách sắp xếp này yêu cầu bạn phải học thuộc bảng mẫu để tra. Cách làm này nên áp dụng cho những người có trí nhớ tốt cũng như cẩn thận khi làm việc.
Bạn cũng có thể sắp xếp hồ sơ theo tính chất của nó. Ví dụ, bạn có thể phân hồ sơ theo hai loại hồ sơ cần giải quyết luôn và hồ sơ chưa cần phải giải quyết. Ngoài ra, cũng có thể sắp xếp hồ sơ theo tính bảo mật của nó. Những hồ sơ tối mật, bạn nên cất vào những ngăn kéo có khóa chắc chắn.

Lưu trữ hồ sơ – một công cụ hỗ trợ quan trọng trong việc sắp xếp hồ sơ

Với sự phát triển của công nghệ khoa học, việc lưu trữ hồ sơ để tiện truy cập khi cần đến đã trở nên dễ dàng hơn. Thông qua bản liệt kê danh mục hồ sơ này, năng suất làm việc của chúng ta cũng tăng lên. Bạn có thể sử dụng máy quét, quét các tập hồ sơ rồi đánh số để lưu trữ vào file máy tính.
Nếu chiếc máy tính làm việc của bạn có ổ CD -Read and Write, bạn có thể lưu trữ hồ sơ tại đĩa CD Rom.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng cách thủ công. Sử dụng những chiếc bút để đánh số vào góc của hồ sơ. Hay bạn có thể sử dụng các nhãn dán để phục vụ việc lưu trữ hồ sơ của mình. Với những chiếc nhãn này, bạn có thể đánh dấu số thứ tự hồ sơ vào đó.

Trên đây là một vài cách sắp xếp hồ sơ văn phòng chúng tôi muốn giới thiệu đến các bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho các bạn. Việc sắp xếp hồ sơ ngăn nắp sẽ giúp bạn có không gian làm việc khoa học hơn. Nhờ đó hiệu quả công việc cũng trở nên tốt hơn.