Blog
Hướng dẫn cách đóng dấu và chữ ký trên văn bản chính xác nhất
Th9
Trong quá trình hoạt động của công ty sẽ có rất nhiều văn bản khác nhau. Chẳng hạn như hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, nội quy công ty,… Các văn bản này đều cần được ký và đóng dấu hợp pháp để phát sinh hiệu lực. Đây là thao tác nhỏ, tưởng chừng đơn giản nhưng có ý nghĩa rất quan trọng. Thực tiễn có rất nhiều giao dịch không thể thực hiện do không tuân thủ quy định. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách đóng dấu và chữ ký chính xác nhất.
Con dấu là gì?
Mỗi doanh nghiệp đều sở hữu con dấu riêng, mẫu dấu phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Hay nói cách khác, việc đóng dấu là điều kiện để văn bản phát sinh hiệu lực.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được quyền quyết định số lượng con dấu. Nội dung, hình thức con dấu phải đáp ứng theo quy định như: phải có tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ,… Việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp sẽ được triển khai thực hiện.
Các hình thức đóng dấu trong doanh nghiệp
Mỗi loại văn bản trong doanh nghiệp sẽ có cách đóng dấu khác nhau. Bao gồm 4 hình thức đóng dấu sau đây.
Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức
Đây là dấu thường gặp nhất, áp dụng cho các văn bản hành chính nội bộ trong công ty, hợp đồng…. Dấu đóng bên trái chữ ký, đóng dấu lên 1/3 chữ ký.
Đóng dấu treo
Đóng dấu treo là đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ của đơn vị. Vị trí đóng ở góc trên cùng, bên trái, đóng lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị. Dấu treo thường gặp nhất là trường hợp xuất hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho ký hóa đơn.
Đóng dấu giáp lai
Đóng dấu giáp lai là đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, v.v…) lên mép của tất cả các trang văn bản không thể tách rời. Nhằm chứng minh tập hồ sơ, văn bản là liên tục và không bị đánh tráo giữa các trang. Dấu cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu. Một dấu giáp lai được đóng tối đa lên 05 trang văn bản.
Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh
Đây là cách đóng dấu lên dòng, hoặc chữ hoặc cụm chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu để xác nhận sự hiệu chỉnh. So với 3 hình thức trên thì hình thức này là ít phổ biến nhất.
Các loại chữ ký hợp pháp trên văn bản
Chữ ký nháy và chữ ký chính thức trên văn bản
Bên cạnh đóng dấu thì chữ ký cũng là nội dung bạn phải biết để thực hiện chính xác. Chữ ký được phân loại như sau:
Ký nháy
Ký nháy là ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, hay cuối cùng của văn bản, hoặc cuối mỗi trang văn bản. Nhằm mục đích chốt và xác nhận các nội dung ở dòng/đoạn/trang văn bản. Ký nháy ở cuối văn bản khi trình lên cấp có thẩm quyền ký cuối cùng là thể hiện người có trách nhiệm soạn thảo/kiểm tra văn bản đã thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thực hiện trước cấp trên. Khi đó người ta thường ký một chữ ký tắt nhỏ ở dòng cuối cùng của văn bản.
Ký chính thức
Là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Trường hợp này ký xong phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh (nếu có), dấu đơn vị (nếu có hoặc cần thiết).
Trên đây là hướng dẫn cách đóng dấu và chữ ký trên văn bản chính xác nhất. Đây là thủ tục nhỏ nhưng có tính quyết định đến hiệu lực, tính pháp lý của văn bản. Vì vậy, hãy tìm hiểu thật kỹ để áp dụng cho chính xác nhé.
